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2010年第 2 期
发布时间:2010-09-15

教育部直属高校档案工作协会第六次会员代表大会

暨学术研讨会在复旦大学隆重召开

2010年9月15日,由复旦大学档案馆承办的教育部直属高校档案协会第六次会员大会暨学术研讨会隆重召开。上海市档案局馆长吴辰、教育部办公厅档案处处长蔺海波以及100多位来自教育部69所部属高校档案部门的负责同志和优秀论文获奖者出席了会议。

复旦大学副校长桂永浩到会并致词,对各位代表的到来表示热烈欢迎,并简要介绍了学校档案工作。蔺海波对本次会议的召开表示祝贺,肯定了协会理事会这些年来所取得的成绩,并对新一届理事会的工作提出了希望和要求,努力加强协会平台建设,促进高校档案事业的发展。吴辰对上海部属高校档案工作在机制体制建设、信息化建设、队伍建设、资源建设等方面取得的瞩目成绩表示赞赏,他强调,高校档案工作是国家档案事业的重要组成部分,学校档案资源是国家档案资源的重要来源之一,相信通过协会的有效工作,高校档案工作一定能取得更加喜人的成绩。

会议进行了理事会换届选举,选举产生了15位新任理事,复旦大学档案馆周桂发馆长当选教育部直属高校档案工作协会第六届理事会理事长。

会上还对21位论文获奖者进行了表彰,并进行了论文交流。

会后,与会代表还兴致勃勃地参观了复旦大学档案馆和上海市档案馆外滩新馆。                                        


郭蓓撰稿  

中国高等教育学会学会档案工作分会召开四届二次理事会

中国高等教育学会档案工作分会于2010年8月4日在西安召开理事会,理事会由档案工作分会陈华新会长主持。

本次理事会的主要内容是:

1、讨论并通过了将于年底在海南大学召开"全国高校数字档案馆建设专题研讨会"的相关事宜。

2、讨论并通过了由南京大学现任档案馆馆长吴玫接任中国高等教育学会档案工作分会副会长兼秘书长一职(原副会长兼秘书长、南京大学档案工作分管领导、校长助理周宪由于工作原因不能继续任职)。

3、讨论并通过了分会的《会务管理办法》、《优秀论文评选管理办法》等。

4、由分会副秘书长张雅茹同志汇报了关于在各省、直辖市和自治区高校档案(学会)开展《高校档案实体分类法》修订工作的情况,并就今后进一步完善事宜提出了要求。

本次理事会圆满地完成了各项会议议程。

中国高等教育学会档案工作分会

                                   

湖北、福建两省高校

档案工作研讨会在武汉大学召开

2010年5月26~28日,湖北、福建两省高校档案工作研讨会在武汉大学召开。湖北省高校档案专业委员会理事长、武汉大学副校长谢红星,湖北省档案局副局长章笑梅,湖北省档案学会秘书长张益游,湖北省教育厅办公室副主任陈洁等领导出席了研讨会开幕式。

开幕式上,谢红星副校长代表学校致欢迎词,章笑梅副局长和陈洁副主任分别代表省档案局和省教育厅作了重要讲话,充分肯定了两省高校联合开展档案学术交流活动的重要意义,并对高校档案工作和学会工作的发展提出了具体的指导意见。福建省高校档案专业委员会理事长翁勇青在讲话中对湖北省档案局和湖北省教育厅给予本次会议的关心和重视表示感谢,并对湖北高校档案工作给予了高度评价。开幕式由湖北省高校档案专业委员会副理事长、武汉大学档案馆馆长涂上飙主持。

会议进行了分组讨论。与会代表围绕"教育部第27号令《高等学校档案管理办法》贯彻落实情况"、"目前高校档案工作面临的主要困难和问题"、"如何充分发挥档案工作在学校的作用"、"如何搞好高校档案信息化建设"、"如何加强高校档案馆(室)的功能建设"等议题,进行了深入讨论和广泛交流。

会议期间,与会代表参观了武汉大学档案馆、湖北大学校史馆和博物馆。

此次会议由湖北省高校档案专业委员会、福建省高校档案专业委员会联合主办,来自两省43所高校的90余位代表参加了会议。

湖北省高校档案专业委员会秘书处


弘扬烈士精神  激发报国之志

-----《复旦英烈传》首发式暨烈士精神与复旦传统座谈会隆重举行

反映复旦大学38位烈士校友光辉事迹的《复旦英烈传》一书,由复旦大学档案馆编撰而成,近日由复旦大学出版社出版。

2010年7月1日,在中国共产党成立89周年之际,《复旦英烈传》首发式暨烈士精神与复旦传统座谈会在隆重举行。座谈会前,复旦大学党委书记秦绍德亲切接见了烈士家属和老师代表,向大家表示亲切的慰问。他说:我已仔细地阅读了《复旦英烈传》的书稿,复旦英烈的事迹非常感人,催人奋进。档案馆做了很有益的工作,希望通过《复旦英烈传》以及今天的座谈会,对复旦师生起到一个很好的教育作用,来推进复旦光荣传统的发扬和光大。

座谈会由党委宣传部部长萧思健主持,党办主任周亚向烈士家属代表及学生代表赠送了《复旦英烈传》,吕俊烈士的父母向学校捐赠《吕俊革命烈士证明书》,档案馆馆长周桂发向烈士父母颁发了捐赠证书,并回赠记载吕俊复旦求学经历的《复旦履痕》纪念册。

费巩烈士的女儿费莹如、何以文烈士的女儿何碧华、黄心源烈士的老师金兆良和崔剑平烈士的姐姐崔艳梅分别介绍了烈士的事迹及复旦爱国传统对英雄成长的影响,听来感人至深,催人泪下。

"全国高校优秀思想政治理论课教师"等荣誉称号获得者、82级历史系校友、上海大学李梁副教授从其亲身经历,谈了母校爱国传统对其影响,并从思想政治理论教育的角度,高度肯定了《复旦英烈传》编撰工作,表示这本书在弘扬复旦传统、光大复旦精神方面必将起到很好的推动作用。

桂永浩副校长发表重要讲话,他全面回顾了复旦的光荣历程,着重阐述了在复旦大学创建世界一流大学的进程中,弘扬烈士精神的现实意义:有利于在全校形成一种良好的道德风尚,促进学生的健康成长;有利于发展和传播校园文化,创新时代精神;有利于凝聚人心,鼓舞士气。他表示:学校将进一步发挥英烈事迹在"党史育人"、"校史育人"中的特殊作用,利用"寻访复旦英烈足迹"主题社会实践活动和复旦学院经典读书计划等载体,兴起"读《英烈传》,承英烈志"的高潮,并且在加强校园文化、景观文化小品建设的进程中,突显复旦英烈的特殊地位。

复旦大学有关部门的负责同志以及学生代表近百人出席了座谈会。

                                撰稿:丁士华

海南省高校档案专业委员会2010年工作会议

在海南大学三亚学院召开


3月24日至26日,海南省高校档案专业委员会2010年工作会议如期在海南大学三亚学院召开。

海南省教育厅巡视员支小纪、办公室副主任梁定光、海南省档案局副局长省档案学会理事长刘玉峰、业务指导处处长莫业斌等领导以及来自全省各地17所高校近40人参加此次会议。会议由海南政法职业学院纪委副书记、高校档案专业委员会副主任童跃武主持。

会议传达了2009年海南省档案局长馆长会议精神,海南省高校档案专业委员会主任黄东霞作2009年专业委员会工作总结并布置了2010年工作任务,讨论了高校工作的问题、难点及学会的建设。根据学会发展需要,学会增补了海南师范大学冯永建和海南政法职业学院王先发为副秘书长。

海南大学三亚学院副院长秦杰锋为大会致辞,他首先代表三亚学院祝贺此次会议顺利召开,并预祝取得圆满成功。他强调,高校档案工作十分重要,介绍了三亚学院档案工作发展历程、成绩。他希望学会加大对高校档案工作指导,规范高校档案工作。

省教育厅巡视员支小纪作了重要讲话。他强调高校档案工作专业委员会的重要性及对高校档案工作的贡献,并对高校档案工作提出了三点意见:第一,响应号召,深入学习刘义权同志的先进事迹;第二,进一步学习贯彻落实教育部27号令精神,以人为本,做好高校档案工作,第三,深入学习科学发展观,努力开创我省高校档案工作新局面。

省档案局副局长刘玉峰发表重要讲话,他强调,高校档案工作者要抓住建设国际旅游岛的历史机遇,振奋精神,鼓足干劲,主动出击,齐心协力,共同开创海南高校档案工作新局面。

会议期间,与会人员实地参观了三亚学院、琼州学院三亚校区、三亚航空旅游职业学院校园建设及档案工作。

会议取得圆满成功。


海南省高校档案专业委员会   王先发供稿


学先进 促改革 谋发展

——记广东省高校档案工作者赴外省考察学习

为了学习和借鉴国内先进高校档案管理理念与工作经验,促进我省高校档案工作者开阔视野、解放思想,推动我省高校档案工作整体水平的提高,经省教育厅办公室批准,在省档案学会高校系统委员会的统一组织下,以"高校档案实体分类法归档范围保管期限研讨"和"档案信息化建设"为学习考察重点,我省高校档案工作者组成两支队伍分赴东北、华东地区进行考察交流。

其中,东北线由中山大学、华南理工大学、华南师范大学、暨南大学等24所高校档案工作者一行30人组成,由学会理事长柯友良馆长、副理事长黎启业馆长、省教育厅办公室黄小琳主任科员带队,于2010年6月9-16日先后赴东北大学档案馆、吉林大学档案馆、哈尔滨工业大学档案馆学习考察交流,受到了东大档案馆王晓峰副馆长、吉大档案馆刘远馆长、哈工大档案馆张雅茹馆长等的热情接待。三所高校档案馆,从不同层面、不同角度向学习考察团成员展示了黑土地上的兰台情怀,不仅使学习考察团全体成员开阔了眼界,获取了经验,增进了友谊,也得到了很多思考和借鉴。

华东线则由华南农业大学、南方医科大学、广东工业大学等省内17所高校档案工作者一行21人组成,由学会副理事长华南农业大学梁鸣馆长筹划安排、常务理事南方医科大学徐建军馆长带队,于2010年6月11-17日赴江苏、上海、浙江开展了为期7天的学习考察活动。考察团以参观学习档案现代化管理特别是信息化建设为重点,先后考察了南京大学档案馆、上海交通大学档案馆、浙江大学档案馆。通过专题讲座、座谈讨论、现场观摩、内部交流等形式开展考察学习活动,大家一致认为受益匪浅,并就如何推进高校档案信息化建设,总结出几点体会。

首先,加强统筹,将档案信息化纳入学校信息化建设的总体规划。加强部门间合作,整合校内各个职能部门形成的信息与数据,打破数据共享壁垒,实现互联共享。其次,集成资源,强化信息资源服务与功能拓展。注重现有数据库的充实与完善;扎实推进现有馆藏档案的数字化工作;规范电子文件与网络信息资源的收集与积累;改变过去滞后封闭的服务观念和方式,积极主动地利用现代信息化手段提供服务。第三、优化整合,加强档案信息化系统平台建设。一方面要以档案管理软件的应用和优化为基础,以电子文件归档管理系统和数字档案馆建设为重点,加强应用系统平台的建设。另一方面,要加大多系统平台的整合力度,实现信息资源互联共享。第四、制度先行,加快档案信息资源管理标准建设步伐。以电子文件归档管理及数字档案馆建设标准为重点,加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。最后,加大投入,强化档案信息人才队伍建设与管理。以管理型人才为基础,以复合型人才为重点,加快档案信息化人才队伍的建设。


              广东省档案学会高校系统委员会


全国首届民办高校档案工作研讨会在西安召开


   8月5日-6日,由中国高等教育学会档案工作分会和陕西高教系统档案学会共同主办,西京学院承办的全国首届民办高校档案工作研讨会在西安西北饭店隆重召开,中国高等教育学会档案分会会长陈华新出席并讲话,他要求,要认真学习贯彻《高等学校档案管理办法》,进一步加强校际交流,全面加强和规范民办高校档案工作,推进民办高校档案工作在新的历史时期实现新发展。

陕西省档案局副局长刘卫、陕西省教育厅办公室主任惠朝阳、陕西省档案局宣传科技处处长郑惠姿、西京学院党委书记何安聚、陕西省教育厅办公室调研员、陕西高教系统档案学会副理事长王瑛、中国高等教育学会档案分会副会长白起兴、中国高等教育学会档案分会副会长柯友良、中国高等教育学会档案分会副会长兼秘书长吴玫、陕西高教系统档案学会秘书长赵豪迈等领导和嘉宾在主席台就坐。全国各省市53所高校的80余名档案馆(室)负责人共同参加了会议。

    西京学院党委书记何安聚在致辞中介绍了西京学院的发展历程。西京学院档案馆建立于2002年4月,馆库面积1000平方米,是陕西省档案目标管理认证AAA级单位。多年来,西京学院档案馆在学校档案工作管理过程中,不断加强自身思想素质教育和全员档案法律意识教育,积极宣传《档案法》,在全院形成了依法管理档案的浓厚氛围。何安聚代表西京学院理事会、校委会、党委会及全体师生员工,衷心祝愿全国首届民办高校档案工作研讨会取得圆满成功。

    5日下午,出席会议的领导及全国各省市80余名高校档案馆(室)负责人一同参观了西京学院,重点对西京学院档案馆工作进行了考察,对西京学院档案工作表示高度赞赏。

在6日上午召开的会议闭幕式上,陈华新作总结讲话,他强调各民办高校要认真学习贯彻《高等学校档案管理办法》,进一步提高对民办高校档案工作的认识,进一步加强档案工作领导,建立健全民办高校档案机构和工作队伍,他同时呼吁各民办高校要采取积极措施,切实为学校档案工作提供必要的条件保障,推进民办高校档案工作在新的历史时期实现新发展。


西京学院档案馆


民办高校档案工作的实践与探讨

浙江树人大学   高强


随着我国高等教育改革的不断深入,民办高校获得了蓬勃的发展。2008年《高等学校档案管理办法》的颁布实施,有力地促进了高校档案管理工作与经济社会和高等教育快速发展相适应,与时俱进。但由于体制、经费、观念上的不一致,导致民办高校的档案管理工作与公办高校相比,仍然存在较大的差距。

一、民办高校档案建设发展不平衡

近年来,越来越多的民办高校已经充分认识到档案工作的重要性,主动把学校档案工作与学校整体发展有机结合起来,下功夫,花力气,有力地推动了档案工作的稳步前进。如,浙江树人大学的档案建设工作,目前在浙江省众多的民办高校中,可以说是取得了长足的发展。

浙江树人大学建于1984年,是全国笫一批民办高校之一,也是本省最早的一所本科民办高校。目前拥有10个学院,26个本科专业和29个专科专业,在校生16000多人。近几年来,学校在快速发展的同时,注重档案工作的创新和改革,加强管理和制度建设以及资源利用、档案信息化建设。档案管理手段已从原有的传统手工、半手工操作,逐步转变为现代化的管理模式,开创了档案管理工作新的局面。2009年浙江省高校档案学会、省档案局、省教育厅先后来校对档案工作进行全面检查,对学校档案工作都给予了高度评价。2010年省档案局、省教育厅联合发文,授予我校为2009度浙江省高校档案工作先进单位荣誉称号。

我们注意到,随着高等教育大众化的推进,民办高校也由注重规模的扩张转型为注重办学内涵的建设,民办高校的档案工作的确也逐步受到了重视,加大了对档案工作人力、物力、财务的投入,不同程度的促进了民办高校档案工作的进展。但我们也应清醒看到,从总体上来说,民办高校的档案工作建设与整个民办高校的发展速度相比,仍然显得有些滞后,还存在许多与《高等学校档案管理办法》不相符合的地方,比如普遍存在的档案事业经费不足,人员配置少,中、高级档案人才缺乏,基础设备设施还不符合要求,馆藏用房空间不够及专用设备配置偏少等等。这些问题的存在导致档案管理往往很难到位,由此在一定程度上也制约了民办高校的整体发展。

二、加强民办高校档案建设工作的实践与思考

民办高校如何加强学校档案工作的建设,根据我校的实践经历,我们认为应该做好以下几方面的工作:

1.各级领导重视,推进档案工作

民办高校的领导要充分认识到新形势下加强学校档案工作的重要性,要把学校档案工作摆到应有的地位和高度,把它纳入学校整体工作中作通盘考虑,做到有计划、有检查、有总结,使学校档案建设更好地为学校的发展服务。

近年来,我校根据自身实际,不断探索民办高校档案建设工作的新路子。校长亲自分管档案工作,重视档案组织体制机构和队伍建设,学校综合档案室隶属校长办公室,办公室配备一名副主任(副处),专门负责档案工作。并将学校档案工作列入学校领导班子的议事日程和学校笫三个四年发展规划(2008—2012年)。校长经常听取档案工作汇报,一起研究档案工作,提出指导性意见。学校每年召开一次全校由中层干部参加的档案工作会议,校长亲自到会并作重要讲话,亲自为学校编印的《档案管理规章制度汇编》、《档案工作实用手册》撰写序言。在硬件建设上,校领导为学校档案工作实实在在地解决了人、财、物等问题。2005年学校行政中心建成,在搬迁之前,校长多次在行政楼选择档案用房的最佳位置,搬迁后的综合档案室由原来60平方的简单档案室扩容为1115平方,其中:档案中心库房222平方米,陈列室150平方米,并分别设置了档案工作室、查档接待室、归档整理室等场所,先后新配备了计算机、彩色打印机、扫描仪防磁柜、数字电视机等现代化管理专用设备。现在,我校档案管理已采用了网络管理系统软件,档案工作基本条件有了根本性保证。在经费使用上,学校每年划拨3-4万元档案经费;档案工作的办公经费,也都尽量给予满足。

建立档案工作机制。学校实行"谁主管,谁负责;谁经办,谁负责"的原则, 形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制,保证档案工作任务的全面落实。学校把档案工作的目标责任下达到各学院、部门,明确规定各学院、部门的主要负责人分管本部门的档案工作,兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作。目前,学校已建立了一支38人组成的专、兼职档案员队伍,形成了完善的校院两级档案综合管理体系。

2.建立健全制度,促进规范管理

民办高校档案工作要根据学校实际,抓好档案工作的制度建设,促进档案工作的规范管理。近年来,我校在档案建章立制,规范管理中,始终把档案制度建设放在重要位置,先后制定完善了《学校档案实体分类方案》、《学校部门归档范围及保管期限的规定》等20多项制度及管理方法。为适应我校档案工作快速发展变化的特点,归纳制定了《浙江树人大学归档务实流程图》、《部门归档流程过程中应注意的问题》等学习材料。此外,学校每年将档案工作列入部门年终考核内容,去年底又出台了量化的《浙江树人大学档案工作检查评比标准》考核办法。通过规范管理,责任考核,全面提升档案意识,提高校档案管理工作水平。

档案基础工作是档案部门各项工作的根本,是发挥档案作用的前提。近年来,我校加强档案基础建设,对年度立卷工作内容进行梳理,制作年度立卷工作流程表,对年度立卷工作各阶段的具体内容、时间、要求,以及责任人作出规定,使年度立卷工作流程和内容模式化、制度化。通过科学的工作流程管理,使年度立卷工作落到实处,提高工作效率和有效控制工作的缺失。学校还开展了一系列档案宣传、档案业务学习活动,多次召开由办公室主任参加的档案工作专题会议、档案工作座谈会、总结通报会,开展档案工作目标考核和学校表彰先进活动,把档案工作作为提高科学管理水平的重要任务来抓,依法加强对档案工作的监督,使学校档案工作与学校教育改革工作同步发展,使档案工作始终处于良性运行的状态。

3.创新工作机制,拓展服务领域  

学校档案的价值在于利用。民办高校档案部门要建立创新工作机制,创新服务机制,突出服务这条主线,围绕中心工作,紧紧抓住"利用"环节,突显档案使用价值。近年来,我校从档案工作的实际出发,构建创新档案管理平台

⑴ 改革文书立卷,创新档案整理方式和内容;以"卷"改"件",完成以"件"为查询单位,按"年度——职能——时间"顺序分别排列文件。简化归档和插档、整理,方便利用,逐步适应了数字化、信息化档案建设的需要。

⑵ 引进浙大档案管理软件,结合我校工作实际,创建了本校档案网络管理系统,覆盖全校各学院、部门,实现了全校档案数字化、信息化管理和校内无缝连接的档案管理体系。

⑶ 创建档案信息发布窗口,拓宽服务渠道。开发学校各类档案信息资源,实现了可在校园网内随时随地访问档案信息,使档案信息"孤岛"变为通道。

学校通过以上三个方面的创新工作,从而推动了我校档案管理手段从传统的管理模式转变为现代的管理模式。此外建立档案网上展厅,建立校史陈列室的视频的档案,使师生更好、更深入地了解我校的发展历史,同时不断突显档案创新工作亮点。在学校2008年底开展的"创新、创特色"项目活动评比中,获得创新工作优胜奖。

4.开发信息资源,丰富服务形式

民办高校应围绕学校中心,开展档案信息资源建设和开发利用工作,丰富服务的形式,改进服务的手段。近年来,我校主动将部门档案信息资源建设工作纳入到年度计划,本着"以用促建、建用同步"的原则,积极开发档案信息资源建设,编写各种档案信息资料,目前已编有学校大事记、机构及干部任免、职称晋升、基础数据、照片缩略等专题汇编及民生档案全文电子专题检索20多种工具,充分发挥了档案资源的利用价值。同时,把职能部门的服务作为档案服务工作的主旋律,通过夯实业务基础、增强服务意识、改变服务方式,开展"档案咨询、送档上门、反馈信息"、"档案编研服务"等活动,增强了档案的利用率,提高了档案服务水平。为方便师生查询相关档案,我们在档案信息网上又公布了开放档案的目录,档案工作动态,提供档案信息检索与查询等窗口,主动接待校内外人员来档案部门查阅档案,并做好调卷档案、提供档案信息资源。

近年来,学校档案部门为"升本"、学士学位评估、教学评估、25周年校庆、年鉴、纪念手册、查询行政、教学、科研等各类文件材料及有关史料、汇辑图册、复印档案资料、利用声像照片,毕业生因出国、自考、补成绩资料等提供了可靠的依据和有效的服务,使其成为学校重要信息的中心之一。

5 坚持以人为本,重视队伍建设

学校不论是专职或兼职的档案管理人员,都要有较强的责任心和良好的服务意识,同时创造条件让学校档案人员通过培训,掌握从事学校档案管理工作的基础知识。近年来,我校以学校内部机构改革为契机,通过岗位聘任制,建设一支作风好、业务精、积极性高的专、兼职档案工作队伍。专职档案员每年均参加省档案局举办的档案继续教育班学习,对兼职档案人员进行部门归档材料整理以及部门档案管理系统的应用集中训练,以适应现代化、数字化档案工作的需要。多次组织专、兼职档案人员认真学习教育部27号《高等学校档案管理办法》和《浙江树人大学档案管理管理办法》,重点将学校各类"归档范围"、"归档日"的制度,贯穿于档案整理工作的全过程。重视档案员之间的沟通和交流,组织兼职档案员校外活动,渗透档案意识,增进友谊和感情。对学校机构调整和人员变动的具体情况,档案部门及时调整和完善档案工作网络,做到档案工作网络横向到边,纵向到底,覆盖整个学校,从网络结构上保证档案人员的稳定。

总之,民办高校档案事业作为学校建设大系统中的一个子系统,是学校不可分割的重要组成部分,它必须融入到学校的各项活动之中,我们必须充分认识民办高校档案工作的档案价值、地位、作用。民办高校档案建设和管理不仅必要,而且十分重要。加强民办高校档案建设和管理工作,是新时期民办高校自身发展的需要,也是时代的要求。


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